home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The PC-SIG Library 10 / The PC-Sig Library - Shareware for the IBM PC and Compatibles (PC-SIG)(Tenth Edition Disks 1-2804)(1991).iso / PC_SIGCD / 18 / 5 / DISK1856.ZIP / WYS-AR.ARC / WYS-AR.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-07-12  |  15KB  |  331 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                                        WYS-AR
  6.                                     Version  1.0
  7.  
  8.              This accounts receivable program is based on a very simple
  9.         concept, What You See in the data record windows is what you will
  10.         get in your statements and reports.  Being able to see the account
  11.         records in scrolling record windows makes the program very easy to
  12.         use.  The program also uses many lookup tables to further enhance
  13.         it's ease of use.
  14.  
  15.              The concepts used in the program does away with many extra
  16.         steps needed in programs of this type.  No journals to post.
  17.         No periods to close.  No loss of your existing charges by month
  18.         end closeouts.  No 30, 60, or 90 day aged totals only.  No need
  19.         to keep from continuing to enter daily charges either.  You
  20.         decide the closing dates to print on your statements.
  21.  
  22.              This program is designed to keep all outstanding charges for
  23.         visibility in record tables and for report purposes.  The program
  24.         offers virtually unlimited record capacities for maintaining large
  25.         files if needed.
  26.  
  27.              Two types of statements are provided for...a small and fairly
  28.         standard (6-1/2 x 7) and letter size.  Should you decide to use the
  29.         program, simply print out a few samples and take them to your local
  30.         printer.  The program is designed to print continuous forms.  Your
  31.         local printer should be able to help you design your own unique
  32.         company letter head with logos and credit terms.  If you have many
  33.         charges per customer, you will probably want to use the larger
  34.         size.  Five blank lines are available at the bottom of both formats
  35.         for additional company information.  The larger format could be used
  36.         right away with a simple company name and address rubber stamp.
  37.  
  38.              Requirements for this program are 512k ram, hard disk or two
  39.         drives.  A proper CONFIG.SYS file must also be in the root directory
  40.         for the added files and buffers needed by the program.  If you have
  41.         problems running the program, see CONFIG.SYS below.
  42.  
  43.              Please read the following instructions for using the program.
  44.         Once you are familiar with the use of the various keyboard keys used
  45.         in the program, you should be well on your way.
  46.  
  47.              If you like this program, send 35.00 and you will be sent the
  48.         registered version.  It has added report options such as single
  49.         account listing, optional beginning and ending dates for the summary
  50.         and detailed reports in this version.  This will allow you to print
  51.         aged or past due amounts as far back as your accounts allow, or use
  52.         them for monthly reports if needed...any period you wish.
  53.  
  54.  
  55.                                        I. J. Smith
  56.                                        9795 Rustling Oaks
  57.                                        Baton Rouge, La. 70818
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                                FUNCTION KEY USAGE
  71.  
  72.             The following keyboard keys are used in the multiple record
  73.        table windows.  A popup window will appear from these keystrokes.
  74.        A description of the action will appear in this window such as
  75.        'This record will be added' or 'Press ENTER to delete'.  You can
  76.        press the ESC key to cancel or in the case of the deletion, press
  77.        ENTER and the record is then removed.  You may find it easier to
  78.        add records by being situated where you want to add the record...
  79.        thus the use of the INSert key.
  80.  
  81.  
  82.                    KEY       FUNCTION
  83.                  -------     ---------------------------------------------
  84.                  INSert      Used for adding new records.  Record will
  85.                              automatically be inserted in proper position.
  86.  
  87.                  DELete      Used for deleting highlighted records.
  88.  
  89.                  ENTER       Used for changing highlighted record.
  90.  
  91.                  ESC         Cancel or exit.
  92.  
  93.                  ARROWS      These keys are used to scroll thru the records
  94.                              one at a time.
  95.  
  96.                  PgUp        Displays previous window of records.
  97.  
  98.                  PgDn        Displays next window of records.
  99.  
  100.                  CTRL PgUp   Displays records from beginning of file.
  101.  
  102.                  CTRL PgDn   Displays records from end of file.
  103.  
  104.                  LOCATOR     Locator fields are used to locate records more
  105.                              quickly.  As you enter the number desired, the
  106.                              program will try to highlight the record or the
  107.                              nearest one found.
  108.  
  109.             The data entry windows are fairly straight forward.  You simply
  110.        add or change data as needed with the ENTER key.  Use of the ESC key
  111.        can also restore data if you wish.  The ARROW keys can also be used to
  112.        step thru the data fields.  If your data is correct, you can also
  113.        press CTRL ENTER and not have to step thru the fields.
  114.  
  115.             Lookup fields are also used thru-out the program.  If prompted
  116.        for an estimate number for example, you can enter the estimate number
  117.        desired or if blank simply press ENTER.  Choices will then be displayed
  118.        in a table.  Some field choices such as DESCRIPTIONS are shown with
  119.        the acceptable choices.  Use the arrow keys to highlight your choice.
  120.  
  121.             New records will not always display when inserting new ones.  Use
  122.         the combination CTRL-PgUp keys to refresh the display as needed.
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.                                  FIRST THINGS FIRST
  137.  
  138.              The first thing you will need to do is establish a customer file.
  139.         A five position numbering system is used to identify the customer
  140.         records.  You can use letters and numbers for this purpose.  You will
  141.         find that using one or two letters from your customer's last name
  142.         along with numbers helpful in the use of the program.  When prompted
  143.         for an account number in the charge or payment entry window for
  144.         example, you could enter  SM  and the program may highlight the
  145.         first SMiths in your file.  This could save considerable time from
  146.         scrolling or paging thru the records to find accounts.  Only upper
  147.         case letters are allowed along with no duplicates of course.
  148.  
  149.              A twenty five character field is allowed for customer names.
  150.         Due to the nature of this program, no duplicates are allowed.  It
  151.         would be very easy otherwise to enter charges or payments to the
  152.         wrong account.  You will need to make slight changes in the names if
  153.         you have duplicate name accounts.
  154.  
  155.              Other information such as mailing address, phone number and
  156.         contacts should be entered in the customer records also.  You will
  157.         also notice a label field in the customer records.  This allows you
  158.         to tag the accounts you wish to print labels with...Yes or No.
  159.  
  160.              You should also enter a couple of descriptions that will be used
  161.         when entering charges and payments.  Use the Description option of
  162.         the main menu for this purpose.  For now, try entering Invoice and
  163.         Payment.  You can always add or change any as needed.  Using a few
  164.         simple uniform descriptions will make it easier to see differences
  165.         in the record tables.  You may also want to enter Returns to use for
  166.         credit memos if used.
  167.  
  168.                                        CHARGES
  169.  
  170.              To start off with, you will have to enter beginning balances of
  171.         your accounts.  You have the choice of simply entering the total
  172.         balance amounts or outstanding invoices with their dates.  Your
  173.         choice.  Keep in mind that the statements will print What You See.
  174.  
  175.              As explained above, use the INSert key for adding new records.
  176.         If no records exist, the data entry window will automatically pop up
  177.         for your first entry.  Lookup tables are provided for the customer
  178.         number and description fields.  Simply press ENTER at the prompt for
  179.         choices if desired.
  180.  
  181.              Use the date prompts properly as you may want to print reports
  182.         based on only certain dates.  If your charges are entered daily,
  183.         this becomes important to print reports on that day's activity only.
  184.  
  185.              An optional reference field is provided for invoice numbers or
  186.         or other needs.
  187.  
  188.              If you need to enter credit memos or in some cases payments,
  189.         enter the amount and press the minus key.  It acts like the enter
  190.         key and will display the amount with a trailing minus sign.
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.                                       PAYMENTS
  203.  
  204.              Depending on your particular situation, you could always simply
  205.         delete the individual charges to an account to apply payments.  You
  206.         may even have to in order to remove only selected paid amounts.
  207.  
  208.              The Payments option of the main menu allows you to enter payments
  209.         and let the program process them for you.  You can also print a report
  210.         of the payments for your records prior to processing them.  Payment
  211.         records are deleted as they are applied so make sure you print a
  212.         report first if desired.  The program will apply payments to the
  213.         oldest charges first.  The charges will be deleted until the amount
  214.         of the payment is satisfied.  If overpaid, the overpayment will be
  215.         reflected in the charges table as a minus amount.  If underpaid, the
  216.         program will apply the balance of payment to the next oldest charge.
  217.         While applying the payment, the program will pick up any credits and
  218.         continue to remove charges until exhausted.
  219.  
  220.         Note:  Underpayments will change the last charge amount to reflect
  221.                the balance of the outstanding amount only.
  222.  
  223.                                        LABELS
  224.  
  225.              As described above, mailing labels of your customers can be
  226.         printed if desired.  Only accounts whose Labels field read "Y" will
  227.         be printed.  Program will print standard roll labels, 6 lines and
  228.         one across.
  229.  
  230.                                      STATEMENTS
  231.  
  232.              As described earlier, What You See in the charges data table
  233.         will be printed on the chosen size statements.  You will have the
  234.         option of entering a more descriptive date to be printed on the
  235.         statements.  You will also be allowed to enter the last date you
  236.         want printed on the statements.  You could thus enter charges beyond
  237.         the date you want to use for your statements.
  238.  
  239.                                        REPORTS
  240.  
  241.              The Daily report option will prompt for the date you wish to
  242.         print a report of your charges.
  243.  
  244.              The full reports should be self explanatory.  They will print
  245.         all records in the charges file either in full detail or by total
  246.         amounts only.  See registered version info above for more available
  247.         options.
  248.  
  249.                                   SINGLE ACCOUNT
  250.  
  251.              The single account option of the main menu allows you to view
  252.         a single customer account and print a report of the account.  You
  253.         do not want to use this procedure for normal data entry since it
  254.         may be too slow for that purpose.  As displayed above the table,
  255.         you can press the F5 function key to print the report.
  256.  
  257.              Note:  The above report is only available with the registered
  258.                     version, see above.
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.                                   SCREEN BLANKER
  269.  
  270.              The program has a built in feature that will blank the monitor
  271.         screen after 10 minutes of inactivity.  This feature is to help
  272.         protect your screen from burn in.  Simply press one of the arrow
  273.         keys to refresh the screen display.
  274.  
  275.                                  TWO FLOPPY DRIVES
  276.  
  277.              Those wanting to use the program with dual floppy drives can
  278.         place the program disk on drive B and the data disk in drive A.
  279.         Simply enter  B:WYS-AR  at the A drive prompt.
  280.  
  281.                                   CONFIG.SYS file
  282.  
  283.             As stated above, the program will not work without a proper
  284.        CONFIG.SYS file in your root directory.  It should contain lines of
  285.        code such as:
  286.                         files=24
  287.                         buffers=16
  288.  
  289.             You can use your editor to check for these lines of code.  The
  290.        numbers are not critical and can be less.  What's important is that
  291.        you have this file.  You can check for it's existence by simply
  292.        entering  TYPE CONFIG.SYS  at the prompt of your root directory.  If
  293.        DOS returns a file not found message, you can copy the CONFIG.DTA
  294.        file included with this application.  After it has been copied into
  295.        your root directory, rename it CONFIG.SYS.  You must restart your
  296.        system for this file to take effect.
  297.  
  298.  
  299.             I hope you like the program.  Thank you for your support.
  300.  
  301.  
  302.                                        I. J. Smith
  303.  
  304.  
  305.  
  306.          ================================================================
  307.                                      DISCLAIMER
  308.          ----------------------------------------------------------------
  309.          USER ASSUMES ALL LIABILITIES IN THE USE OF THIS APPLICATION. DUE
  310.          TO THE NATURE OF THIS PROGRAM AND THE MANY VARIOUS COMPUTERS AND
  311.          OPERATING SYSTEMS BEING USED, IT IS THE USER'S RESPONSIBILITY TO
  312.          INSURE THE FITNESS OF THE PROGRAM FOR IT'S INTENDED PURPOSE. THE
  313.          APPLICATION HAS BEEN TESTED.     HOWEVER, IT IS STILL THE USER'S
  314.          RESPONSIBILITY TO UNDERSTAND AND USE IT PROPERLY.  NO WARRANTIES
  315.          ARE EXPRESSED OR IMPLIED.  AS WITH ALL COMPUTERS, BACKUPS OF ALL
  316.          IMPORTANT DATA FILES SHOULD BE MADE PERIODICALLY.
  317.          ================================================================
  318.  
  319.          Other programs by this author you may wish to look into:
  320.  
  321.                 SPC-INVENTORY PLUS          Inventory, Purchases and Sales.
  322.                                             Many features and reports.
  323.  
  324.                 SALES-BIZ                   Sales tracking program for
  325.                                             products, customers, contacts,
  326.                                             logs, etc.  Program features as
  327.                                             found in this program.
  328.  
  329.  
  330.  
  331.